Comment créer un bon de commande de prélèvement

 

Les PO de prélèvement (DPO) sont destinés aux achats récurrents : services ou biens fournis dans le même montant chaque mois (ou trimestre, toutes les deux semaines, etc.)

Recevez des DPO UNIQUEMENT lorsque le fournisseur a fourni des services ou des biens, ne pré-recevez jamais le bon de commande dans son intégralité.

Utilisez toujours une date de fin de bon de commande valide. Services à usage annuel 12.31.202x. Si la durée du DPO est inférieure ou supérieure à un an, utilisez la date de fin prévue.

N'utilisez qu'une seule ligne sur le bon de commande de prélèvement.

 

Processus DPO

Après vous être connecté à Oracle, sélectionnez l'application Demande d'achat.

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Confirmez l'unité commerciale (BU) dont vous avez besoin en sélectionnant l'icône en forme de crayon à côté de votre nom.

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Sélectionnez la BU au sein de laquelle vous souhaitez créer un DPO

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Sélectionnez DPO dans la boutique par catégorie

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Lors de la création d'un DPO pour une base annuelle, utilisez une description telle que « Bon de commande de prélèvement <<année en cours >> » pour commencer la description de l'article. Dans l'exemple ci-dessous, la description de l'article est « Drawdown PO 2024 for Landscaping Services ».

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Sélectionnez la catégorie d'achat appropriée en fonction du type de service pour lequel vous créez le bon de commande. Par exemple, si le bon de commande de rabattement est destiné à l'aménagement paysager, vous effectuerez une recherche par « INSTALLATION » et sélectionnez INSTALLATION. ENTRETIEN DES BÂTIMENTS ET DES TERRAINS. CATÉGORIES MULTIPLES..

 

Entrez le montant des dépenses prévues pendant la période couverte par le DPO. Si vous le créez au début de l'année et que vous estimez dépenser 800 $ par mois, entrez 9600.00.

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Entrez le nom du fournisseur

 

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Si vous n'êtes pas sûr du nom du fournisseur, vous pouvez utiliser la loupe pour effectuer une recherche

Entrez une partie du nom dans la zone du mot-clé et sélectionnez Rechercher

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Choisissez le nom du fournisseur dans les résultats de la recherche, sélectionnez OK

 

 

 

 

Si le fournisseur n'a qu'un seul site, il sera automatiquement tiré dans le champ du site du fournisseur.

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S'il existe plusieurs sites, comme illustré dans l'exemple ci-dessous, sélectionnez le site (ville) affiché sur la facture du fournisseur.

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Entrez le DPO précédent s'il s'agit d'un remplacement d'une année précédente.

Sélectionnez le type de bon de commande DPO 202X - si vous créez pour l'année suivante, utilisez cette année.

 

Ajoutez une pièce jointe en sélectionnant le signe +, téléchargez un fichier.

 

Vérifiez le DPO et sélectionnez Ajouter au panier

 

Une fois ajouté au panier, sélectionnez le panier, puis choisissez Vérifier

Ajouter:

Justification : Renseignements à l'intention de l'approbateur. Ce champ est réservé aux approbateurs et ne sera pas transmis au fournisseur.

Demandeur : Entrez le nom de la personne à qui la demande est destinée, cela déterminera l'emplacement et le service

Date limite de besoin : Doit être définie sur 31 décembre de l'année en cours.

Remarque à l'intention du fournisseur : Si ce bon de commande remplace un autre bon de commande précédent, entrez « Ce bon de commande remplace le bon de commande # xxxxxxxx ». Ces informations se trouveront sur le bon de commande du fournisseur.

Mettre à jour si nécessaire :

Compte de charge

Type de livraison à l'emplacement

Livrer à l'emplacement

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Sélectionnez Enregistrer, si vous quittez avant de soumettre, le REQ s'affichera dans votre file d'attente comme incomplet

Si vous sélectionnez Gérer les approbations, affiche le flux d'approbation

Sélectionnez Soumettre, cela acheminera la demande pour approbation

 

Voir le document Word ci-joint si vous souhaitez le télécharger pour vos dossiers.