Come creare un ordine di acquisto Drawdown

 

Gli ordini di acquisto per prelievo (DPO) sono per acquisti ricorrenti: servizi o beni forniti nello stesso importo ogni mese (o trimestrale, bisettimanale, ecc.)

Ricevi i DPO SOLO quando il fornitore ha fornito servizi o beni, mai pre-ricevere l'ordine di acquisto nella sua interezza.

Utilizza sempre una data di fine ordine di acquisto valida. I servizi per l'utilizzo su base annua sono il 31.12.202x. Se il DPO è inferiore o superiore a un anno, utilizzare la data di fine prevista.

Usa solo una linea su Drawdown PO.

 

Processo DPO

Dopo aver effettuato l'accesso a Oracle, selezionare l'APP Richiesta di acquisto.

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Conferma la Business Unit (BU) di cui hai bisogno selezionando l'icona a forma di matita accanto al tuo nome.

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Seleziona la BU all'interno della quale desideri creare un DPO

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Seleziona DPO dal negozio per categoria

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Quando crei un DPO su base annuale, utilizza una descrizione come "Drawdown PO <<anno corrente>>" per iniziare la descrizione dell'articolo. L'esempio seguente ha "Drawdown PO 2024 per i servizi paesaggistici" come descrizione dell'articolo.

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Seleziona la categoria di acquisto appropriata in base al tipo di servizio per cui stai creando l'ordine di acquisto Drawdown. Ad esempio, se l'ordine di acquisto Drawdown è per l'abbellimento, cercherai per "STRUTTURA" e selezionerai STRUTTURA. MANUTENZIONE DELL'EDIFICIO E DEL VERDE. MOLTEPLICI CATEGORIE..

 

Inserisci l'Importo della spesa prevista durante il periodo coperto dal DPO. Se lo stai creando all'inizio dell'anno e prevedi di spendere $ 800 al mese, inserisci 9600.00.

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Inserisci il nome del fornitore

 

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Se non si è sicuri del nome del fornitore, è possibile utilizzare la lente di ingrandimento per eseguire una ricerca

Inserisci parte del nome nella casella della parola chiave e seleziona Cerca

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Scegli il nome del fornitore dai risultati della ricerca, seleziona OK

 

Se il fornitore ha un solo sito, verrà automaticamente inserito nel campo del sito del fornitore.

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Se esistono più siti, come mostrato nell'esempio seguente, selezionare il sito (città) visualizzato sulla fattura del fornitore.

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Inserire il DPO precedente se è in sostituzione di un anno precedente.

Selezionare il tipo di ordine di acquisto DPO 202X: se si sta creando per l'anno successivo, utilizzare quell'anno.

 

Aggiungi un allegato selezionando il segno +, carica un file.

 

Esamina il DPO e seleziona Aggiungi al carrello

 

Una volta aggiunto al carrello, seleziona il carrello e scegli Rivedi

Aggiungere:

Motivazione: informazioni per l'approvatore/i. Questo campo è riservato agli approvatori e non verrà trasmesso al fornitore.

Richiedente: Inserisci il nome della persona a cui è destinata la richiesta, questo determinerà la posizione e il dipartimento

Data di scadenza: deve essere impostata al 31 dicembre dell'anno in corso.

Nota per il fornitore: Se questo ordine di acquisto sostituisce un altro ordine di acquisto precedente, immettere "Questo ordine di acquisto sostituisce PO# xxxxxxxx". Queste informazioni saranno sull'ordine di acquisto del fornitore.

Aggiorna se necessario:

Conto spese

Tipo di consegna a sede

Consegna al luogo

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Seleziona Salva, se esci prima dell'invio, il REQ verrà visualizzato nella tua coda come incompleto

Se si seleziona Gestisci approvazioni, viene visualizzata la visualizzazione del flusso di approvazione

Seleziona Invia, questo instraderà la richiesta per l'approvazione

 

Vedere il documento word allegato se si desidera scaricare per i propri archivi.