Catégorie de bons de commande Natural - Sous-compte Aperçu et mise à jour

 

La catégorie de bon de commande est utilisée par les Achats et les finances pour la création de rapports et l'affectation des coûts.

Il est important d'utiliser le nom de catégorie correct, car il attribue et définit les comptes Natural et Sub requis pour ce produit ou service.

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Au début de chaque mois, la liste des catégories de bons de commande est mise à jour et affichée sur notre site SharePoint : Équipe mondiale d'achat (Procure) to Pay, vous la trouverez sous « Listes fréquemment demandées ».

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Comment utiliser la liste des catégories de bons de commande : enregistrez le fichier, utilisez le filtre pour la catégorie d'article pour effectuer une recherche sur un mot-clé, tel que lubrifiant, ou utilisez le filtre pour les colonnes NA ou SA, pour effectuer une recherche par numéro afin de localiser le nom de la catégorie. Remarque : la date de fin indiquée dans la colonne E signifie que la catégorie n'est plus utilisée.

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Veuillez cesser de modifier le compte Natural et/ou Sub pour utiliser des numéros qui ne correspondent pas aux catégories de bons de commande disponibles. Si vous ne trouvez pas de correspondance, veuillez demander une nouvelle catégorie de bon de commande. Le formulaire de demande de catégorie de bon de commande se trouve sur notre site SharePoint. (Voir ci-dessus). Remarque : Les catégories de bons de commande sont mondiales, et nous devons nous assurer qu'elles répondent aux exigences pour que l'ensemble de l'équipe mondiale, des achats et des finances approuvent toutes les demandes.

En Amérique du Nord (NA) et dans quelques pays européens, il existe des formulaires de réquisitions prédéfinies (REQ) qui sont liés à la catégorie de bon de commande. Si vous ne trouvez pas le formulaire REQ avec la catégorie de bon de commande dont vous avez besoin, utilisez le formulaire REQ polyvalent (NA) ou catalog/non catalogue (Europe).

Exemple de Hertz Rent-A-Car US Magasinez par catégorie : les formulaires polyvalents se trouvent dans la plupart des dossiers ou dans les dossiers « autres ».

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Vue des pièces mécaniques, la description est basée sur le nom de la catégorie de commande et répertorie les comptes naturels / secondaires (NA SA).

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Une fois que vous avez cliqué sur le formulaire, vous verrez la catégorie de bon de commande attribuée.

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Lorsqu'on lui demande de mettre à jour le code de compte NA SA et que le REQ est validé en Bon de commande (PO).

Localisez d'abord la catégorie de bon de commande du numéro NA SA demandé. Utilisez le processus d'édition et fixez la catégorie de bon de commande sur la ligne.

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Ensuite, sélectionnez l'onglet distribution pour mettre à jour le compte naturel et le sous-compte en fonction de la catégorie de bon de commande.

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Une fois cela fait, ajoutez la note de description, sélectionnez Enregistrer, sélectionnez Actions, sélectionnez Valider (vérifie les erreurs).

Lorsque cette erreur s'affiche, cela signifie que le bon de commande a été facturé en partie ou en totalité.

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Si l'ordre de commande a été partiellement facturé, vous pouvez corriger la catégorie d'ordre de commande et mettre à jour la SA NA, mais vous devez fractionner la ligne de répartition pour le montant non facturé.

Rappel : Mettez d'abord à jour la catégorie de bon de commande sur la ligne.

Avant d'apporter des modifications : Notez le total du bon de commande et le montant facturé, soustrayez le montant facturé du total du bon de commande, il s'agit du montant restant sur le bon de commande.

Remarque : si la distribution comporte déjà plusieurs lignes, abstenez-vous de la modifier. Le bon de commande ne peut pas être correctement modifié car il n'y a aucune visibilité sur la façon dont le fournisseur d'affaires a appliqué les factures aux lignes de distribution.

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Une fois que vous avez sélectionné l'icône de fractionnement, une nouvelle ligne est ajoutée à la zone de distribution. Remarque : le bon de commande est toujours pour une ligne, mais le segment de compte sera désormais divisé en fonction des montants.

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Mettez d'abord à jour le montant de la ligne de distribution 1 pour refléter le montant facturé, puis ajoutez le montant non facturé à la ligne de distribution 2.

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Mettez à jour les numéros de compte NA SA pour la ligne de distribution 2.

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Sélectionnez Enregistrer, Actions, Valider

Lorsque cette erreur se produit, cela signifie que le montant de la réception est supérieur au montant facturé. Vous devez vous assurer que le montant de la réception est égal au montant de la facture avant de pouvoir soumettre la modification.

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Sélectionnez Actions, supprimer pour supprimer l'ordre de modification, car vous devez mettre à jour le montant de la réception pour qu'il corresponde au montant de la facture.

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Lisez toujours cette remarque et assurez-vous qu'elle indique que vous supprimez l'ordre de modification, sélectionnez Oui.

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Allez dans Mes reçus, gérez les reçus, recherchez le numéro de bon de commande. Sélectionnez Corriger, mettre à jour le montant ou annuler le montant de la réception supplémentaire.

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Pour tout corriger, cliquez sur le coin supérieur droit de la pour mettre en surbrillance toutes les lignes

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Apporter des corrections et soumettre

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Vérifiez que le reçu et la facture correspondent

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Effectuez les corrections : mettez à jour la catégorie de bon de commande, fractionnez la ligne, saisissez les montants, sélectionnez Enregistrer, Actions : Valider.

Aucune erreur, sélectionnez Soumettre pour traiter la modification

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Le changement de bon de commande a été soumis pour approbation

 

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Une fois qu'Oracle et tous les approbateurs ont approuvé, les modifications s'afficheront désormais sur le bon de commande

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